もうすぐ春ですね、歓送迎会も機会も多くなるのでは。もし幹事を任されると、日程調整・挨拶をする人への依頼・場所選びなどやることがいっぱいで大変です。その中でも案内状を文書で出す場合は人数が多かったりすると大変ですし日程調整に時間も掛かかります。そこで案内状をメールでやってみようかと思うあなたのために、メール案内状のメリット・デメリットについて、また案内状の例文も合わせて紹介します。
案内をメールで出す場合のメリット・デメリット
案内状はマナー的には文書で出すのが一般的ですが、簡単で便利なメールを送るという会社も増えてきているようです。
メリットとしては
１．出欠確認が早く出来る
出欠確認が早いとはいっても相手のスケジュールの都合もありますので、１ヶ月ぐらい前には出すようにしましょう。
２. 宛先欄のCCやBCCを利用して、同じ文面を多くの方に一斉送信できる
社内メールがあればそれを利用しましょう。（BCCでもCCでも可）
ただし、失礼にならないようにメールアドレスの順序は役職順や年齢順に入れましょう。（役職がある方へは個別にTOで送ってもいいです）
社外の人も招待するような場合はBCCを利用して下さい。（BCCはCCと違い、BCC欄に複数のアドレスを入れて送信すると、全員に同じ文面が送信されますが、受信した相手には、自分以外の人にメールが送信されたことや、同時に送信された他の人のメールアドレスは通知されません。）
その場合にはメールの冒頭に「このメールは対象者にBCCでお送りしています」と一文入れておくとよいです。
３.費用が安く済む
デメリットとしては
１. 通信状況などによるメールの不達や受け取り手の未開封があります。
対策としては朝礼や昼休みなどに「歓送迎会の案内をメールで送っています」ということを直接伝えたり、掲示板などに案内及びメールを送信している旨を表示したりしておくのもいいでしょう。
２. ビジネスマナーとしてふさわしくないことも
大切な取引先やお客様へ案内を出す場合は、メールだと失礼になることもありますので、手紙や葉書による案内のほうが適切な場合があります。
案内状の役割とメール文のポイント
案内状の役割
１. 通知する内容
目的・内容・日時・場所・主催者・費用は必ず入れましょう。場所については現地集合する方のために会場の地図やURLを貼りましょう。
費用について、花代や記念品代を含む場合は、その旨明記したほうがいいですね。
２. 出欠の確認
歓送迎会に欠席する人は、それほど多くいないと思いますが、やむを得ない事情で出席できない場合もありますので、出欠は早めに確認しましょう。
会場の準備や料理の数など、予算に係わってきます。
３. 招待する
迎える人、送り出す人に対しては招待状形式のものを用意しましょう。
費用について、主賓から徴収することはないと思いますので記載する必要はありません。（送り出す人からは徴収しないと思いますが、もし迎える人から徴収する場合は記載しましょう）
メール文のポイント
１. 件名は用件が分かるように簡潔に、案内する事項も簡潔かつ正確に書きましょう（特に日時や場所を間違えると相手に多大な迷惑をかけます）。
２. 本文には、敬語や丁寧語など正しく使いましょう。
３. 箇条書きを用いたり、文章は数行ずつ区切ったりして改行空白を入れると受け取り手が読みやすくなります。
４. 会場となるお店などは、簡単な地図を添付したり、URLを貼ると分かりやすくなります。
５. メールを出すのは、相手のスケジュール調整をし日程を決める必要があるので、早めに出来れば１ヶ月前くらいには出しましょう。（遅くても２週間前）
最後にメール文が完成したら、一度自分宛てに送信してみるのもいいでしょう。送信者の表示、改行やスペースでの表示崩れなどの失敗が発見できることもあります。
案内状の例文
案内状を送る際には、くれぐれも主賓の氏名に間違いがないか確認しておきましょう。では歓迎会・送別会の例文を紹介していきます。
新入社員歓迎会の案内状
件名：新入社員歓迎会のお知らせ
◯◯部 各位
毎日お仕事お疲れ様です。
さて、今年も新入社員が入社する季節となりました。
つきましては、新入社員の皆さんの歓迎の意を込めまして、
下記のとおり歓迎会を開きたいと思います。
ご多用のところお手数ですが、出欠の回答をお願い致します。
［歓迎会の日時］
1. 日時 4月１０日（金） 19：30〜
2. 場所 居酒屋「桃太郎」 （場所は下記URL参照）
西区□−□−□ tel.092-0000-0000
お店のHP http://xxxx.xxxx.xx
3. 会費 男性 4千円 女性 ３千円
(尚、欠席の場合も５００円のご協力をお願いします）
出欠については、このメールの返信にて、
◯月◯日までに田中あてへお知らせください。
会費は後日集金します。よろしくお願いします。
幹事 営業部 田中（内線８２６）
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯 090-0000-0000
定年退職者の送別会の案内状
件名：鈴木太郎部長の定年退職を祝う送別会のお知らせ
◯◯部 各位
皆様ご承知のとおり、鈴木太郎部長が定年を迎えられ、３月３１日をもちまして退職されます。
つきましては鈴木部長のこれまでのご精励ご功労に敬意を表し、
感謝の意を表わすとともに、退職後のご健勝とご発展を
お祈りする気持ちを込めまして 下記のとおり送別会を
とり行いたいと思います。
皆様、ご多忙中だとは思いますが、ぜひご出席下さい。
１、日時 ３月３１日（金） １８：３０~
２、場所 ◯◯会館（場所は下記URLを参照）
http://xxxx.xxxx.xx tel.092-0000-0000
３、会費 男性５千円 女性４千円（記念品代を含みます・会費は後日集金します）
なお、欠席の場合も記念品代のため１千円のご協力をお願いします。
出欠は◯月◯日までに田中まで、このメールの返信にてお知らせ下さい。
幹事 営業部 田中（内線８２６）
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯 090-0000-0000
歓送迎会（送る方・迎える方がいる場合）の案内状
件名：２０１７年度歓送迎会のお知らせ
◯◯部 各位
皆様お疲れ様です。
この度、鈴木部長が定年を迎えられ３月３１日にて退職されます。
また、◯◯支店の池田部長が、当支店の部長に着任されます。
これまでお世話になった鈴木部長に感謝をお伝えするとともに、
新しく着任される池田新部長をお迎えするということで、下記の通り
歓送迎会を行います。
ぜひ、皆様ご参加いただきますようお願い致します。
日時、 ４月７日（金） １９時～
場所、 ◯◯飯店（場所は下記URLを参照）
http://xxxx.xxxx.xx tel.092-0000-0000
会費、 男性４千円 女性３千円
＊会費には花代を含みます。後日集金いたします。
出欠は◯月◯日までに田中まで、このメールの返信にてお知らせ下さい。
幹事 営業部 田中（内線８２６）
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯 090-0000-0000
おわりに
歓送迎会の幹事はやることがいっぱいあって本当に大変です。
案内状をメールですることで、迅速に案内状を出すことができ負担軽減にもなりますが、記載の通りメリット・デメリットがありますので注意しましょう。
また、新任する人を温かく迎えるために、また送別する人に感謝を伝えるためにも歓送迎会にはたくさん参加して欲しいですね。ぜひ、「参加したい」と思ってもらえるようなものを作成して下さいね。
